Workflow in Team-Postfächern optimieren

Das Bearbeiten eines gemeinsamen Outloook-Postfaches in einem Team erfordert eine gute Organisation, damit keine E-Mails verloren oder doppelt bearbeitet werden. Anhand eines Beispiels aus dem Bereich des Personalmanagements zeige ich Ihnen, wie Sie ohne CRM-Systeme Ihre Arbeitsprozesse im Team verbessern können.

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Keep it simple! Es ist nicht immer eine spezielle Software nötig, damit mehrere Personen ein gemeinsames E-Mail Postfach bearbeiten können. Durch einen strukturierten Postfachaufbau sind leistungsfähige Workflows auch in Outlook realisierbar. Dadurch können z.B. ein zentrales Info-, Bewerbungs- oder Team-Postfach einfach verwaltet und organisiert werden.
In diesem zweiteiligen Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie ein gemeinsames Sammelpostfach (ein sog. “Freigegebenes Postfach”) organisieren. In einem ersten Schritt zeige ich an einem Beispiel, wie Sie das Bearbeiten von E-Mails strukturieren können, damit Nachrichten zuverlässig bearbeitet und beantwortet werden, sodass jeder im Team schnell erkennen kann, in welchem Status eine E-Mail sich befindet.

Mein Anwendungsbeispiel ist aus dem Bereich des Personalmanagements, in dem eine gemeinsame Bearbeitung von E-Mails vor allem im Bewerbungsprozess benötigt wird: Erhält ein verantwortlicher Mitarbeiter eine Online-Bewerbung, wird diese zunächst auf Relevanz geprüft, ggfs. fehlende Informationen angefordert. Während dieser Zeit verbleibt die E-Mail im Bewerbungs-Ordner.

Ist die Bewerbung nicht relevant, wird der Bewerber abgelehnt und erhält eine entsprechende Rückmeldung. Die Mail wird in den Ordner 6-erledigt-abgesagt verschoben. Die anderen Bewerbungen werden in den Ordner 1-unentschlossen verschoben. Nun können die Bewerbungen von der Person oder dem Team, das über die Stellenbesetzung entscheidet, entweder in den Ordner 2-bitte-einladen oder den Ordner 5-absagen verschoben werden. Eine verantwortliche Person kann nun tätig werden und die Bewerber informieren. E-Mails von eingeladenen Personen werden in den Ordner 3-eingeladen, aber noch nicht FEST geschoben. Sobald der Vorstellungstermin vom Bewerber bestätigt wurde, wird die Mail in den Ordner 4-im-Vorstellungsprozess geschoben, bis nach einem oder mehreren Vorstellungsgesprächen, Probearbeiten etc. der/die Bewerber/in entweder eingestellt oder abgesagt wird. In beiden Fällen wandert die E-Mail in den Ordner 6-erledigt-abgesagt.

Der Prozess ist einfach, effizient und für jeden zu bedienen. Durch diese Ordnerstruktur muss man keine E-Mails mehrfach sichten und jeder der Zugriff auf diese Postfach hat, weiß sofort den Status der einzelnen Nachrichten. Zwar bieten auch andere Systeme diese Funktionen, doch sind diese meist mit hohen Kosten verbunden. Diese freigegebenen Postfächer kosten nichts zusätzlich, wenn man Office365 oder einen lokalen Exchange-Server nutzt.

Im zweiten Teil werde ich Ihnen zeigen, wie Sie mit wenigen Schritten E-Mails automatisch als ungelesen markieren können, damit sofort sichtbar ist, in welchen Postfach sich noch offene Aufgaben befinden

Teampostfächer (“Freigegebene Postfächer”) in Microsoft Office 365

Autor: Arnulf Koch | https://www.kk-software.de/mitarbeiter/5/koch | https://blog.arnulf-koch.de/


Beitrag vom 05.06.2019

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