Diese IT-Skills braucht jeder Computerarbeitsplatz

Wir überlegen uns, welche IT-Skills jeder Büroarbeitsplatz benötigt, und welche Computerfähigkeiten für jedes Office nützlich sind. Welche IT-Kenntnisse sollte jeder, der an einem PC-Arbeitsplatz arbeitet, mitbringen, um den eigenen Alltag ein bisschen reibungsloser bestreiten zu können?

In unserem Arbeitsleben sind wir die Weitergabe von Aufgaben gewohnt. Das hat zweierlei Gründe: erstens kann man nicht alles allein erledigen, und zweitens hat man auch gar nicht die Kraft und Energie, ohne Hilfe jede anfallende Arbeit abarbeiten zu können. Dafür sind Spezialisten da.

Nach der Einführung des Computers in den Büroalltag hat man es ebenso gehalten; für Instandhaltung und Bedienung gab es Spezialisten (erst von Firmen wie IBM, dann innerhalb des eigenen Unternehmens), sowie Systemadministratoren und IT-Unternehmen wie K&K. Die sind bis heute verlässliche Ansprechpartner.

Allerdings ist es mit PCs ein bisschen so wie mit Autos: sie sind ein mächtiges, tief in den Alltag eingreifendes Werkzeug, und ein Unfall kann sehr negative Folgen nach sich ziehen. Wie bei Autos ist es also hilfreich, einige Grundkenntnisse zu haben.

Beispielsweise ist es nützlich, als Autofahrer zu wissen, wie man den Ölstand checkt, und wo man sein Öl im Zweifel wechseln kann. Aber was ist der Öl-Check des Computers? Welche IT-Kenntnisse sollte jeder, der an einem PC-Arbeitsplatz arbeitet, mitbringen, um den eigenen Alltag ein bisschen reibungsloser bestreiten zu können?

Part 1: Grundkenntnisse

Auch wenn man nicht detailliert weiß, wie es genau unter der Motorhaube aussieht, haben viele Autofahrer ein grobes Gefühl dafür, was passiert, wenn man den Zündschlüssel umdreht. Ähnliches ist auch bei Computern hilfreich. Während es im Alltag nicht wichtig ist, zu wissen, was genau der Arbeitsspeicher macht, sind Grundkonzepte wie Betriebssysteme und ausführbare Programme grundlegende Dinge, die jedem Anwender den Alltag vereinfachen.

Die Organisation der Festplatte kennen. Smartphones und App-Economies haben uns darauf trainiert, nicht mehr allzu genau nachzuschauen, wo welche Daten und Programme auf unseren Computern gespeichert sind. Schließlich sind ohnehin alle Apps und Daten teil abgeschlossener Öko- und Cloud-Systeme.

Computer sind allerdings sehr viel offener. Daher ist es nützlich zu wissen, wie sich das Datensystem auf einem PC organisiert. Dafür reicht ein informierter Blick in den Fileexplorer, sowie ein neugieriges Klicken durch die wichtigsten Ordner. Es hilft außerdem, sich einmal bewusst klarzumachen, dass ein Programm auch nichts anderes als ein darauf abgespeichertes Datensystem ist.

Ein ausführbares Programm erkennen. Cyberkriminelle tragen ihre Programme gerne getarnt an ihre Opfer heran. Daher ist es wichtig, dass ein Büroarbeitsplatz weiß, was ein ausführbares Programm ist, wie eine Installation funktioniert, und wie man derartige Dateien erkennen und ihre Ausführung vermeiden kann.

Zweierlei ist dafür wichtig: das Anschalten von Dateiendungen in jedem Dateimanager (wie z.B. dem Windows-Explorer) und das Wissen um die üblichsten ausführbaren Dateitypen (.exe, .bat, …). Es ist außerdem nützlich zu wissen, dass Programme an PCs, anders als bei Mobileapps, als Pakete durch ausführbare Dateien in das System geladen werden.

Part 2: Sicherheit

Für die Sicherheit Ihres Unternehmensnetzwerkes ist vor allem Ihr Systemadministrator zuständig. Dessen Arbeit kann aber bedeutend leichter werden, wenn seine Mitarbeiter einige unkomplizierte Sicherheitsschritte beachten.

Das Mailprogramm besser kennenlernen. Egal ob Outlook, Thunderbird oder direkt der Webbrowser – viele Fishing- und Scam-Mails lassen sich einfach abfangen, wenn man etwas besser mit dem Mailprogramm umzugehen lernt.

Es ist daher gut zu wissen, dass Betrüger ihre Mailabsender zum Teil sehr klug verschlüsseln können. Damit man eine Fishingmail zuverlässig erkennt, sollte man die Absenderadresse nach kleinen Fälschungen – wie I und l – untersuchen können.

Außerdem ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, dass viele Scammer inzwischen Informationen über ihre Adressaten ausspähen oder im Darknet einkaufen, sodass sie sehr personalisierte Betrugsmails verfassen können.

Sich geschützt im Internet bewegen. Kein Büroarbeitsplatz sollte sich ungeschützt im Internet bewegen müssen – so sehr es auch manche Webseite schmerzt, sind Add-Ons wie uBlock Origin und idealerweise auch NoScript, sowie ein Browser wie Mozilla Firefox, oder zumindest Googles Chrome, notwendig, um das Risiko, sich Schadsoftware beim Surfen einzufangen, so klein wie möglich zu halten. 

Werfen Sie auch mal einen Blick auf die Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers. Eigentlich sollten selbstausführende Skripte und als schädlich markierte Webseiten automatisch gesperrt sein, aber es lohnt sich immer, derartige Einstellungen nochmal zu überprüfen.

Part 3: Programme

Es ist für jeden Büromitarbeiter hilfreich, sich mit einigen Programmkategorien auskennen. Das hilft nicht speziell bei der Computersicherheit oder bei besonderen Büroaufgaben, dafür aber bei den vielen im Alltag anfallenden Kleinigkeiten.

Die häufigsten Dateitypen öffnen können. Viele Computernutzer können die für sie relevanten Dateien problemlos auf ihren Office-Arbeitsplätzen öffnen – aber wie viele davon kennen die Programme, mit denen sie arbeiten?

Um unvorhergesehene Probleme zu vermeiden, ist es sehr nützlich, zu wissen, welche Programme man zum Öffnen welcher Dateitypen nutzen kann – und im Idealfall auch, welche freien und quelloffenen Alternativen es dazu gibt (zum Beispiel Ocular für Adobe Acrobat).

Updaten auch ohne den Systemadministrator. Es gibt einen guten Grund, warum Updates in der Regel vom Systemadministrator aufgespielt werden – ein paar verpasste Updates, und gigantische Sicherheitslücken können sich auftun, Performance und Kompatibilität können leiden, und wenn das Betriebssystem keine Updates erfährt, wird es sogar regelrecht gefährlich.

Updates sind tatsächlich so wichtig, dass wir sie nicht allein den Administratoren überlassen sollten. Außerdem gibt es auch Heimrechner, auf denen auch manchmal Arbeitssachen erledigt werden. Deshalb sollte jeder wissen, wie man sein Betriebssystem updaten kann und wo man automatische Updates für die wichtigsten Programme – vor allem die, die sich mit dem Internet verbinden – einschaltet.

Mit diesen Tipps wird Ihr Unternehmen nicht nur moderner und sicherer, sondern auch effizienter. Das ist vor allem auch für die Mitarbeiter gut – ein bisschen Computerwissen mach einen gleich sehr viel unabhängiger. Und so kompliziert sind die Sachen nicht – versprochen!

Beitrag vom 07.02.2022