Effizienzsteigerung gemeinsamen Teamwerkzeugen

Lernen Sie Outlook + Exchange, Office 365 + Hosted Exchange, ownCloud und Asana kennen. Diese Teamwerkzeuge erleichtern Ihre Zusammenarbeit und steigern Ihre Effizienz. Wir klären Sie über alle Vor und Nachteile auf.

Teamwerkzeuge steigern die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter. Neben einer einfachen Aufgaben- und Terminkoordination lassen sich miteindander eine Vielzahl an Projekten bearbeiten und absprechen.

Anhand von Outlook + Exchange, Office 365 + Hosted Exchange, ownCloud und Asana lernen Sie verschiedene Möglichkeiten kennen, wie Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten können. Wir möchten Ihnen hier diese vier bekannten Werkzeuge kurz vorstellen und geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Eigenschaften dieser Produkte.

Outlook + Exchange

Der Klassiker für Teamzusammenarbeit

Gemeinsame Kalender und Kontaktverwaltung bieten die Möglichkeit, Termine einfach und schnell zu koordinieren. Von überall und von allen können Sie auf die Daten zugreifen und diese bearbeiten.

Funktionen:

• Gemeinsame Kalender und Kontakte

• Berechtigungsgruppen: Auch private Ordner (Mail, Kalender, Kontakte, Notizen) können durch Zuweisen von Berechtigungen für Teammitglieder freigegeben werden (z.B.Ordner mit Kundenkommunikation zu einem Projekt)

• Microsoft-Exchange-Synchronisation: in jedem Smartphone und Tablet bereits eingebaut,

• Anzahl der möglichen Zugriffe von Endgeräten ist uneingeschränkt, die Daten sind dabei immer auf dem gleichen Stand

• Ideale für Stellvertreter, Assistenten und Sekretariate, insbesondere bei den alltäglichen Büroaufgaben wie E-Mailabarbeitung, Terminverwaltung und Kontaktpflege.

Vorteile:

• Keine Cloudlösung, Daten liegen bei Ihnen im Haus

• Server wird nicht geteilt, wodurch eine gute Geschwindigkeit besteht

Nachteile:

• Relativ hohe Fixkosten: bei wenig Benutzern (unter 5) wirtschaftlich nicht darstellbar, erst ab 10 Benutzern auch preislich konkurrenzfähig

Office 365 + Hosted Exchange

Wie Outlook + Exchange, aber als gehostete Cloud-Lösung

Office 365 bietet die gleichen Funktionen und Vorteile wie Outlook. Ein wichtiger Unterschied liegt lediglich darin, dass die Software über die Cloud erreicht und genutzt wird.

Vorteile:

• Keine hohen einmaligen Investitionen, eine monatliche Miete fällt an

• Kosten über die Laufzeit geringer als bei Outlook + Exchange, bei nur wenigen Benutzern.

• Kosten in der Einführung geringer, bei vielen Benutzern

Nachteile:

• Cloudlösung: (Vertrauliche Unternehmens-) Daten liegen in einem fremden Rechenzentrum, das von einem amerikanischen Unternehmen betrieben wird. Dies kann bei sehr vertraulichen oder geheimen Dokumenten kritisch sein.

ownCloud:

Hosten Sie Ihre eigene Cloudlösung.

ownCloud löst das Datenschutzproblem aller Cloud-Dienste: Denn bei diesen liegen die Daten in einem fremden Rechenzentrum, bei welchen Sie fremden Datenschutzrichtlinen zustimmen müssen.

Mit Owncloud betreiben Sie selbst einen Cloudspeicher, der ähnlich funktioniert wie Dropbox oder Google Drive. Die Software kann in Ihrem Unternehmen betrieben werden und synchronisiert sich automatisch auf Ihre verschiedenen Endgeräte wie Smartphones, Tablet, Notebooks und PCs. ownCloud bietet eine sichere Lösung zum Teilen von verschlüsselten und vertraulichen Daten mit Kunden, Lieferanten und Partnern.

Funktionen:

• Speichern von Daten auf einem eigenen Server

• Zugriff auf Daten von mehreren Rechnern

• Optionen für einen gemeinsame Aufgabenplaner, Adressbuch und Fotogalerien

• Benutzer- und Rechteverwaltung

Vorteile:

• Datenschutz: alleiniger Zugriff auf eigene Daten

• Vertrauenswürdig

• Open-Source

• Betrieb im eigenen Netzwerk, eigenem oder vertrauenswürdigen Rechenzentrum (z.B. bei K&K Software AG)

Nachteile:

• Betrieb des Systems auf eigener Hardware, wodurch Aufwand für Systempflege entsteht

Asana

Eine einfache Lösung für Ihre Projektverwaltung

ToDo-Listen und Aufgabenverteilung können in vielen Systemen verwaltet werden. Asana sticht unter vielen ähnlichen Tools hervor, da es sehr flüssig und intuitiv zu bedienen und für Teams bis 15 Personen komplett kostenlos ist.

Funktionen:

• Projektverwaltung

• Zuteilung von Aufgaben und Projekten

• Einfaches Teilen von Projekten

• Terminkalender

• Aufgabenerinnerung

Vorteile:

• Kostenlos (bis 15 Personen)

• Einfache Bedienung

• Sehr gut durchdacht

Nachteile:

• Cloud-Lösung: Daten liegen bei einem amerikanischen Unternehmen

• Bei mehr als 15 Benutzern, ist das System relativ teuer.

Fazit

Teamarbeit geht heute schnell und einfach. Zahlreiche Hilfsmittel unterstützen Sie bei der effizienten Gestaltung Ihrer Prozesse. Diese müssen nicht immer teuer sein, sondern sind oft auch kostenlos zu haben. K&K Software berät Sie gerne und führt entsprechende Systeme bei Ihnen ein.

Beitrag vom 03.06.2016