K&K Asyl-Datenbank verwaltet Notunterkünfte

Unsere Asyldatenbank unterstützt während der Flüchtlingskrise zahlreiche Behörden bei der Verwaltung. Damit ermöglichen wir eine leichte Koordination und zahlreiche Features wie z.B. eine Übersicht der Bettenbelegung. 

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Ausgangslage und Anforderungen

Die aktuelle Flüchtlingskrise brachte Herausforderungen und Probleme mit sich. Vor allem in der Logistik und Verwaltung entstanden neue Anforderungen. Dies betraf die Verwaltung der Asyl-Notunterkünfte aber auch Prozesse bei der Erfassung und weiteren Verwaltung. Vorgänge mussten strukturiert ablaufen, damit jedem Asylbewerber die gleiche Behandlung zuteilwurde. Eine Erstuntersuchung durch das Gesundheitsamt, Auszahlungen, Krankenscheine, Pläne zur Umverteilung und viele andere Aufgaben benötigten ein einheitliches System, das abteilungsübergreifend funktionierte.

Da das Landratsamt Schweinfurt innerhalb von zwei Wochen eine Lösung zum Datenabgleich zwischen der Erstaufnahme-Notunterkunft Gerolzhofen und dem Landratsamt Schweinfurt benötigte, oblag es an uns, ein solches System zu entwickeln.

 

An das System waren besondere Anforderungen geknüpft:

  1. Möglichkeit, über unzuverlässige Datenleitungen zu arbeiten (Mobilfunk-Router)
  2. Abgleich der Daten zwischen Landratsamt und Notunterkunft, sodass das Landratsamt Zugriff auf Echtzeitdaten aus der Notunterkunft hat
  3. Unterstützung für den Workflow der Erstaufnahme: Zuweisung von Betten, Erstuntersuchung durch das Gesundheitsamt, Bustransfers
  4. Laufende Aufgaben in der Notunterkunft: Ausgabe Krankenscheine
  5. Auszahlungen und Vorschüsse, Unterstützung von Familienstrukturen (z.B. das Oberhaupt der Familie erhält die Auszahlungen für die gesamte Familie)
  6. Zusammenfassung der Informationen für die Umverteilung

 

Erste Lösungsansätze

Unser erster Ansatz bestand aus einer Lösung mithilfe von Excel-Dateien, was jedoch neue Probleme mit sich brachte:

Die Excel-Dateien waren zwar ein guter Ausgangspunkt, aber es war damit nicht möglich, zeitgleich an den Listen zu arbeiten. Dies war nötig, z.B. wenn ein Bus mit vielen Asylsuchenden eintraf und diese von mehreren Landratsamtmitarbeitern gleichzeitig erfasst werden sollten.

Auch die große Ungenauigkeit der Daten konnte damit nicht gelöst werden. Relevant wurde dies bei der Erfassung von Kindern oder auch wenn Informationen durch die Verteilstellen unvollständig waren. Das machte uns die Unverzichtbarkeit von parallel zu bearbeitenden Daten bewusst, damit diese von verschiedenen Stellen (Notunterkunft, Sozialamt, Gesundheitsamt) sukzessiv vervollständigt werden konnten.

Hieraus entstand die Lösung, die Daten über Microsoft SQL Server Merge-Replikation zwischen verschiedenen Servern automatisch und kontinuierlich im Hintergrund abzugleichen.

 

Unsere Lösung

Alle Clients arbeiten auf jeweils ihrem Server und haben immer eine vollständige Datenbasis. Dadurch ist es möglich, dass sie auch ohne Internetverbindung autark arbeiten. Sobald die Server wieder eine VPN-Verbindung zum Zentral-Server bekommen, werden die Daten automatisch synchronisiert.

 

Funktionalitäten

Hohe Flexibilität

Die Anwendung hat kein Login-Fenster. Stattdessen kann im Menü ein aktiver Benutzer ausgewählt werden. Auf diese Weise kann schnell und ohne Unterbrechung der Arbeitsplatz gewechselt werden.

 

Kompakte Eingabemasken

Die Eingabemasken wurden so entwickelt, dass alle zentrale Daten immer schnell erreichbar sind und die Sachbearbeiter einen guten und schnellen Überblick haben.

In allen relevanten Masken gibt es die Möglichkeit für einen „Word-Ausdruck“: Damit kann jedes Datenbankfeld als Textmarke in eine beliebige Word-Dokument eingefügt werden. Auf diese Weise können vorhandene Vorlagen (z.B. Laufzettel, Krankenscheine, Gutscheine von Hilfsorganisationen, etc.) ohne Anpassungsaufwand benutzt werden und von den Mitarbeitern selbst an neue Gegebenheiten angepasst werden.

 

Betten-Belegungsplan

Zentrales Element ist der Betten-Belegungsplan. Ein an die Umgebung angepasster Belegungsplan macht die Kapazitäten durch eine intuitive Rot-Grün-Färbung sofort ersichtlich. Dadurch können Räumlichkeiten effizient genutzt werden.

Vor allem für Familien schafft diese Funktion großen Mehrwert. Denn durch eine gemeinsame Zuweisung von Betten und Untersuchungen im Gesundheitsamt werden sie nicht von einander getrennt.

 

Filterung der Daten

Daten können nach unterschiedlichen Kriterien intelligent gefiltert werden: z.B. nur aktiv vorhandene Personen in den zentralen Masken, nur noch nicht untersuchte Personen in der Maske vom Gesundheitsamt, nur einer Busfahrt zugeordnete Personen in der Busmaske.

 

Anpassung durch Access

Durch die offene Microsoft Access Datenbank (unterstützt aktuell Microsoft Access 2007, Access 2010 und Access 2013, auf Anfrage auch ältere bzw. andere Access-Versionen) können individuelle Anpassungen schnell, einfach und kostengünstig vorgenommen werden. Wir liefern offene Access-Dateien aus (*.ACCDB), die selbst angepasst werden könnten.

Die Datenbank im Microsoft SQL Server 2012-Format ist ebenfalls offen, sodass ein Zugriff auf die Daten auch von Drittanwendungen in vollem Umfang möglich ist.

 

Unsere Leistung

Wir unterstützen bei der Ersteinrichtung durch Installation der Rahmenbedingungen (SQL-Server mit Merge-Replikation, SQL Native ODBC Treiber, Access) und der Erstbefüllung des Programms mit Stammdaten (Landkreis-Mitarbeiter, Röntgentermine, Ärzte, Betten). Außerdem wird der Betten-Belegungsplan von uns an den Grundriss angepasst.

Es hat sich auch als hilfreich erwiesen, wenn bei der ersten Erfassung der Flüchtlinge ein K&K-Software-Mitarbeiter anwesend ist und die Landratsamt-Mitarbeiter bei Fragen und Sonderfällen unterstützt.

Zusätzlich bieten wir einen Servicevertrag. Diese beinhaltet allgemeine Funktionsupdates sowie Hotline- und Vor-Ort-Einsätze. Wir begleiten den gesamten Prozess auch persönlich vor Ort, um notwendige Hilfestellung zu geben.


Beitrag vom 06.05.2016

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